Pénzkezelési szabályzat egyszemélyes kft. esetén

A pénzkezelési szabályzat egyes feladatainak megfogalmazását a következőképpen ajánljuk: 

Utalványozási funkció

Általános szabály szerint a kifizetésekhez utalványozás szükséges (azaz valaki engedélyezi a kifizetést). Egyszemélyes Kft.-nél rögzíthető, hogy az utalványozási jogot az ügyvezető, mint egyben a társaság képviselője gyakorolja. Célszerű a szabályzatban leírni, hogy minden kifizetés írásban dokumentált utalványozás alapján történik, amit az ügyvezető aláírásával lát el.

Ellenőrzési funkció

A szabályzatban elő kell írni, hogy a pénztár kezelésének és ellenőrzésének a felelőssége szétválasztandó, de egyszemélyes társaságnál ez nem megoldható.

Erre a helyzetre célszerű rögzíteni, hogy a pénztár ellenőrzését:

• vagy az ügyvezető személyesen végzi (mivel nincs más),
• vagy külső könyvelő/könyvvizsgáló/megbízott szakértő időszakonként (pl. negyedévente) ellenőrzi a pénztárjelentéseket és a pénzkészletet.

Így a formális ellenőrzés biztosítható, még ha a napi szintű kontroll nem is szétválasztható.

Összeférhetetlenség kezelése

Az összeférhetetlenséget a szabályzatban elvi szinten rögzíteni kell: pl. „A pénztár utalványozási, kifizetési és ellenőrzési funkciókat külön személyeknek kell ellátni.”

Ezután célszerű külön bekezdésben jelezni, hogy:

• „Társaságunk egyszemélyes jellegére tekintettel a fenti funkciók egy személyben, az ügyvezető által kerülnek ellátásra.”
• „A belső kontrollok erősítése érdekében a pénztár ellenőrzése évente legalább egyszer külső könyvelő/könyvvizsgáló által megtörténik.”

Gyakorlati mintamegfogalmazás

A pénzkezelési szabályzatba mindezt például így lehet beleírni:

„Az utalványozási, kifizetési és ellenőrzési feladatok elvileg elkülönítetten végzendők. Társaságunk egyszemélyes jellegére tekintettel a pénztár utalványozási és ellenőrzési funkcióját az ügyvezető gyakorolja. A pénzkezelési műveletekről minden esetben pénztárbizonylat készül, amelyet az ügyvezető aláír. A pénztár ellenőrzése évente egy alkalommal a könyvelő által megtörténik, az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül.”

Ezzel a megoldással formálisan megfelelünk a törvényi elvárásnak, és egyértelműen kezelve van az összeférhetetlenségi kérdés is.

Szeretnék ilyen híreket kapni a jövőben