Mit tegyünk, ha munkaügyi ellenőrzést kapunk?

A foglalkoztatás-felügyeleti ellenőrzés szempontjából fontosabb egyedi iratok és nyilvántartások az alábbiak:
a)    munkaszerződések és azok módosításai,
b)    a munkavállalók részére adott kötelező tájékoztatások 
c)    hóközi és hóvégi bérszámfejtő-lapok,
d)    munkaidő-keretet elrendelő hirdetmények, munkaidő-beosztások,
e)    a munka- és pihenőidő nyilvántartások,
f)    a teljesítmény-követelmény meghatározásának szabályszerűségét megalapozó dokumentumok,
g)    kölcsönzött munkavállalókra vonatkozó dokumentumok,
h)    kilépő papírok.

Sokszor lehet látni, hogy munkaügyi auditot hirdetnek egyes cégek. Ezek az auditok főszabály szerint többet kínálnak, mint ami a foglalkoztatás-felügyeleti ellenőrzés tárgyát képezi.

Az audit ugyanis elvileg kettős célt szolgál – a jogszerűséget és a hatékonyságot. 

A jogszerűség vizsgálatával, az átvilágítással megszüntethető a hatósági ellenőrzés kockázata. A hatékonyság pedig azt jelenti, hogy javaslatot kaphatunk a szabályok legmegfelelőbb alkalmazására, a munkaerő-gazdálkodás racionalizálására.
Az audit során a foglalkoztatás-felügyeleti ellenőrzés szempontrendszere és módszertana alapján átvilágítják, és feltárják azokat az esetleges jogellenes megoldásokat, melyek a hatósági ellenőrzés során szankció alkalmazásával, tekintélyesebb összegű bírság kiszabásával járhatnak. Az alkalmazott módszertan általában a dokumentumelemzés, a kérdőív, majd a tényfeltárás eredményeképpen szükséges mértékben interjúk.

Ilyen belső megfeleltetési vizsgálatot mi magunk lebonyolíthatunk a cégen belül. 
Elsősorban az kell átgondolni, hogy 

• milyen munkarendet alkalmaz és ez minden munkakör esetén a legmegfelelőbb munkaidő-beosztást eredményezi-e, 
• a kellően rugalmas megoldást választotta-e, amikor a munkaidő-keretet alkalmazásától eltekintett,
• ha munkaidő-keretet vezetett be, akkor szabályosan jár-e el a pihenőnapok, illetve pihenőidők kiadásánál,
• milyen feltételekkel foglalkoztatja munkavállalóját vasárnap,
• milyen esetben fizet pótlékot munkavállalóinak,
• a készenlétet vagy az ügyeletet mindig indokoltan rendeli-e el.

A munka- és pihenőidő átvilágítása másra is felhasználható. Segítségével betekintést nyerhetünk a bérgazdálkodás egyes elemeire, az egyes munkakörök tartalmára, a munkáltatói jogkörgyakorlás jellemzőire, a szervezeti felépítésben az egyértelmű feladat- és hatáskörök telepítésére, az egyértelmű felelősségi viszonyokra.

A felkészülés másik formája lehet, ha előre tudakozódunk arról, hogy mit tervez a hatóság. Érdemes tehát az év elején megnézni, hogy milyen komplex, vagy célellenőrzést terveznek.
Komplex ellenőrzés az, amikor az ellenőr a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság valamennyi hatáskörébe tartozó kérdést megvizsgálja a munkáltatónál. Célvizsgálatról akkor beszélünk, ha előre meghatározott ellenőrzési tárgykört, vagy munkáltatói csoportot (pl. vagyonvédelmi és biztonság i cégek) egy előre meghatározott időszakon belül ellenőriz.

Hogyan „viselkedjünk jól”?

Helyszíni ellenőrzés

A helyszíni ellenőrzést végző állami tisztviselő feladatát végzi, amikor előzetes bejelentés nélkül megjelenik egy munkavégzési helyen. Ezért megjelenését nem érdemes kommentálni, megjegyzéseket fűzni hozzá, hanem érdemes a kellemetlenségek helyett a minél rövidebb ideig tartó ellenőrzéshez hozzájárulni. A gyors és szakszerű ellenőrzés érdekében érdemes megfelelő helyet, nyugodt környezetet biztosítani a jegyzőkönyv vezetéséhez (ez jelenleg papíralapú és kézzel írott), valamint a tanúk és a munkáltató képviselőjének meghallgatásához (feltéve, hogy a helyszínen tartózkodik). A körülmények biztosítása körében megkérdezhetjük, hogy mire van szükségük még a munkavégzésükhöz. Ez a segítő kérdés, illetve a kínálás azonban nem lehet olyan, amely az ellenőrzés kimenetelét befolyásoló szándékával történne, vagy azt a látszatot kelti, esetleg az ellenőr integritását sérti. 

Amennyiben a hatóság képviselője nem igazolta magát, akkor az nem sértő és nem is minősíthető aggályoskodó, fontoskodó magatartásnak, ha megkérjük, hogy mutassa az eljárását megalapozó dokumentumot. 

A foglalkoztatás-felügyeleti hatóság képviselői egyébként – főszabály szerint – megbízólevél nélkül járnak el, hatóság igazolvánnyal rendelkeznek.

A munkavállalók meghallgatásán a munkáltató képviselője, vagy másik munkavállaló nem lehet jelen, ezért nem érdemes ezt megkérdezni, vagy kísérletet tenni arra, hogy mégis jelen legyünk. A meghallgatás zavartalansága érdekében inkább biztosítsunk megfelelő helyiséget vagy annak egy elkerített vagy leválasztott részét. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy a tanúmeghallgatáson elhangzottak megismerésétől el lennénk zárva, vagy észrevételt nem tehetnénk a rögzített vallomásra. Ez nem tehetjük meg közvetlenül és azonnal, hanem csak később és írásban. A tanúmeghallgatás jegyzőkönyvét esetleg odaadhatja a munkavállaló maga is, de hozzájuthatunk iratbetekintés során is. Ez tehát azt jelenti, hogy be kell menni a hatósághoz és iratbetekintést kérni. Az iratbetekintés során fényképfelvételt készíthetünk róla, vagy fénymásolatot kérhetünk. Amennyiben nehezen olvasható, akkor helyben kérhetünk segítséget. Ha a munkavállaló zárt adatkezelést kért, akkor a vallomását csak úgy kaphatjuk meg, hogy személyes adatait előzőleg kitakarták. Ha ez utóbbi időigényes, akkor azt is lehet kérni, hogy az ügyintéző olvassa fel a tanúvallomást (személyes adatok nélkül), melyet közvetlenül lejegyzetelünk. A meghallgatások megismerésének különös jelentősége van a foglalkoztatás-felügyeleti hatósági eljárásban, hiszen az elhangzott állítások, kijelentések ismeretében kell a munkáltatói védekezést megtervezni, bizonyítási indítványt tenni, a cáfolat érdekében dokumentumokat csatolni, stb.

Arra kell figyelni, hogy milyen meghallgatási jegyzőkönyvet vesznek fel, azaz kit milyen minőségben hallgatnak meg. A munkavállalókat általában tanúként hallgatják meg. A tanúskodás lényege, hogy aki tényre nyilatkozik, az köteles igazat mondani. Erre nyilatkozni is kell a jegyzőkönyvben és erre az ellenőr fel is hívja a figyelmet (hamis tanúzást a törvény bünteti, tehát bűncselekmény). Lehet ugyanakkor munkavállaló az ügyfél képviselője, feltéve, hogy a munka irányításával megbízott vezető (pl. műszakvezető, boltvezető).

A munkáltató képviselője, azaz a cég törvényes képviselője, a képviselettel megbízott személy, vagy szervezetben elfoglalt helyzete alapján nyilatkozó személy is nyilatkozik az ellenőrnek, de ez más súllyal esik a latba. A munkáltató nyilatkozata – az eljárási szabályok értelmében – un. ügyfél nyilatkozatnak minősül és ennek megfelelően ügyfél meghallgatásról szóló jegyzőkönyvbe rögzítik. Az ügyfél nyilatkozata nem csak a munkáltató képviselőjének a maga által fontosnak tartott dolgokra vonatkozhat, hanem – a tanúhoz hasonlóan – az ellenőr által feltett kérdésekre adott válaszokat is tartalmazza. A válaszok megtételénél a munkáltatót nem fenyegeti a hamis tanúzás vétsége, tehát joga van hallgatni, megfelelő információ hiányában nyilatkozatot feltételhez kötni (tájékozódás után későbbi időpontban nyilatkozni). Ugyanakkor a félrevezető, a hatóságot megtévesztő közlésektől tartózkodni kell.

Az ügyfél nyilatkozata és a tanúvallomás közötti hasonlóság a hatósági által megfogalmazott kérdésekre való válaszadásban ragadható meg, a különbség pedig a válaszadás minőségében határozható meg. 

A tanú mindig köteles tanúskodni és igazat mondani, a munkáltató képviselője erre nem köteles, joga van hallgatni és későbbi időnyilatkozatot tenni.

Ebben a helyzetben sokszor a munkáltató képviselője úgy érzi, hogy hallgatását az együttműködés hiányaként értékeli a hatóság. Ez a fajta passzivitás azonban nem eredményezi automatikusan az ellenőr negatív megítélését, ha ezt ügyesen csináljuk. Amennyiben a válaszadást különböző indokkal későbbi időpontra halasztjuk, akkor van idő a professzionális felkészülésre, a tanúmeghallgatások tartalmának megismerésére, a hatósági álláspontjának kipuhatolózására, és védekezés felépítésére, az eljárás kimenetele kockázatainak elemzésére.

A hatósági eljárás

A helyszíni ellenőrzés még nem eljárás, ehhez a hatóságnak külön végzést, eljárást megindító határozatot kell hoznia. Sokszor előfordult az eddigi gyakorlatban, hogy az ellenőrzést követően a hatóság már bizonyítási eljárást folytat le, azaz a munkáltatót a hatóság hivatalos helyiségébe idézi, dokumentumok becsatolására kötelezve. Aztán további tanúkat (helyszíni ellenőrzésen kívül) hallgat meg, őket is munkáltatót a hatóság hivatalos helyiségébe idézi. 
Az ellenőrzés ebben a stádiumában még nem lehet tudni igazán, hogy a hatóság eljárást indít-e a munkáltatóval szemben, és ha igen, akkor milyen jogsértés miatt. Ekkor még csak sejthető, hogy lesz az ügyből valami, de teljes bizonyosságát csak akkor nyerünk, ha az eljárást megindító végzést kézhez kaptuk. Ez viszont olyan időpontban történik, amikor szinte már „megvan az ítélet” is. 

Az eljárás megindítása tehát nem csak a jogsértés alapos gyanúját jelenti, hanem ennél többet: azt is, hogy azt nagy valószínűséggel az ellenőr bizonyítani is tudja (hiszen ennek érdekében történtek az összes eljárási cselekmények, idézések, dokumentum-beszerzések). 

Az eljárást megindító végzésnek abból a szempontból van jelentősége, hogy akkor már biztosan tudjuk, hogy az eljárás lassan lezárul és vélhetőleg nem lesz kedvező számunkra.

A bizonyítási eljárás

A megindított eljárás ezen szakaszában azért még nem dőlt el minden, hiszen a munkáltató a további nyilatkozattól, bizonyítási indítványtól, vagy jogi képviselő bevonásától nincs elzárva. 
Több munkáltató ilyen helyzetben a nem kedvező tartalmú tanúnyilatkozatok visszavonását, módosítását „várja el” munkavállalóitól. Ez a stratégia azonban nem mindig vezet eredményre. Amikor a visszavonás indokát a munkavállaló nem tudja megindokolni és konkrét magyarázatot nem ad, akkor nem tudunk érdemben fordítani ügyünkben. Ha a munkavállaló a helyszíni ellenőrzés során tett tanúvallomásaikat később megváltoztatják, akkor volt már arra precedens, hogy a bíróság azokat nem vette figyelembe. Ha a tanúk a vallomásaikat az ellenőrzést követően jelentős mértékben megváltoztatják, vagy visszavonják, és ehhez ésszerű és életszerű magyarázatot nem hozzáfűzni, akkor a nyilatkozatok közötti eltérést és ellentmondást a hatóság és a bíróság is úgy fogja feloldani, hogy a korábbi meghallgatást tekinti hitelesnek.

Szeretnék ilyen híreket kapni a jövőben